Звонок в приемную организацию требует подготовки и знания правил телефонного этикета. Рассмотрим порядок действий для эффективного телефонного обращения.
Содержание
Подготовка к звонку
- Уточните точное название организации
- Найдите официальный телефон приемной
- Подготовьте список вопросов
- Имейте под рукой ручку и бумагу
- Выберите время для звонка
Оптимальное время для звонка
| Тип организации | Рекомендуемое время |
| Государственные учреждения | 10:00-12:00 и 14:00-16:00 |
| Коммерческие компании | 11:00-13:00 и 15:00-17:00 |
| Медицинские учреждения | 9:00-11:00 |
Структура телефонного разговора
- Приветствие (Добрый день/утро/вечер)
- Представление (ФИО, должность при необходимости)
- Цель звонка (четко сформулируйте вопрос)
- Основная часть (обсуждение проблемы)
- Завершение (благодарность, прощание)
Что нужно сообщить секретарю
- Ваше полное имя
- Причину обращения
- Контактные данные для обратной связи
- Номер документа (если есть)
- Ссылку на предыдущие обращения (при наличии)
Как вести себя во время разговора
| Действие | Рекомендация |
| Громкость голоса | Спокойный ровный тон |
| Скорость речи | Четко, не слишком быстро |
| Эмоции | Держите под контролем |
Если не удается дозвониться
- Попробуйте в другое время
- Используйте альтернативные номера
- Отправьте письменный запрос
- Обратитесь через официальный сайт
- Посетите организацию лично
Запись важной информации
- ФИО принявшего звонок
- Дата и время разговора
- Суть ответа
- Данные для дальнейших действий
- Сроки выполнения просьбы
Грамотно организованный звонок в приемную увеличивает шансы на быстрое решение вопроса и получение необходимой информации.
